Toda organização – inclusive uma cooperativa – precisa contratar terceiros para operar. Após a pandemia, as organizações têm optado cada vez mais pela contratação de profissionais terceiros especializados para o desempenho de algum serviço específico – observa-se o aumento na contratação de desenvolvedores e programadores, por exemplo: os negócios como um todo estão cada dia mais digitalizados, mas as organizações muitas vezes não possuem a expertise necessária para desenvolver plataformas digitais in house.
Com o aumento dessa externalização das relações com terceiros, eleva-se também o risco de exposição da cooperativa: quem é esse terceiro contratado? Qual a reputação dele no mercado? Ele está envolvido em alguma notícia desabonadora? Ele está sadio financeiramente? Ele tem capacidade técnica de executar o que é contratado? Essas e outras perguntas são algumas questões que devem ser levantadas – e devidamente respondidas – em uma análise prévia ao momento da contratação. A essas ponderações, chamamos due diligence de terceiros.
Quando se fala no processo de checagem prévia sob a ótica do compliance, destacamos a necessidade de que a cooperativa possua, dentro dos processos internos, um fluxo desenhado para que a due diligence seja conduzida de forma aderente à operação. O foco para alocação de recursos (financeiro, tempo, pessoas) deve, obviamente, ser voltado aos terceiros que representam um risco alto para a cooperativa contratante como, por exemplo, eventual contratação de despachante aduaneiro, agências de relacionamento com imprensa e publicidade, transportadoras, consultorias para obtenção de licenças e participação em licitações, entre outros.
Essas relações com terceiros – especialmente aqueles que representam risco – devem estar respaldadas por medidas que visam proteger a cooperativa contratante, como a condução desse processo de verificação prévia, a adoção de boas práticas de compliance e integridade, os ajustes contratuais necessários e o monitoramento do terceiro crítico.
É altamente recomendável que as cooperativas possuam um mapeamento dos terceiros (os que possuem contrato e os que não possuem contrato) e mensurem o risco existente em determinada operação para que possam, de maneira prática e eficaz, adotar os mecanismos de conformidade necessários para a proteção.
*Maísa Beatriz Antoniazi Evangelista, advogada especializada em compliance do Martinelli Advogados no Paraná
